「將腦中的事情放到能夠信賴的系統中」,這就是 GTD的觀念。
GTD 這個名詞來自一本暢銷書-- Getting Things Done,中文版翻譯書名叫《搞定!:2分鐘輕鬆管理工作與生活》,是近年流行的一個時間管理方法論。
實行 GTD 的重要工具,就是待辦清單。
過去處理待辦事項的方式,我可能寫張便利貼,貼在牆上,來提醒自己記得做這個、這個、跟那個,然後不知不覺整面牆就貼滿了(更厲害的是便利貼多到能排圖案,還能做成動畫,還拿獎)。
踏入數位時代後,有所謂桌面便利貼這類的工具,其實沒什麼了不起,只是把便利貼從真正摸得到的桌面改貼到電腦裡的桌面而已,頂多加個自動提醒的功能罷了。但現在已經是雲端的時代,管理工具也該進化。
記得買牛奶!
Remember The Milk (RTM) 是一個非常好用的待辦事項管理工具,可在線上建立待辦事項清單並管理。
Remember The Milk:http://www.rememberthemilk.com/ |
老實講我會注意這個網站是因為它的名字跟 logo 挺有趣的 ...
進一步讓我想去把玩看看的原因是介面夠乾淨明瞭...
而吸引我持續使用則是因為它的管理功能很方便而且速度快...
這個線上工具如何使用呢?註冊一個帳號(免費的),一開始有些需要摸索的地方,熟悉一下介面,上手之後使用上會很方便。先看右上方的選單:
- 原則上,一登入會先進入「概觀」頁面 ,顯示今天到期的事項
- 新增、管理事項的動作在「工作」頁面 ,也是主要使用的頁面
- 但剛開始使用最好先進入「設定」頁面,以建立「清單」
RTM 系統有幾個主要元素
a. 待辦事項:只要在「新增一個待辦事項」框裡面輸入待辦事項,按下enter就好了,右側的欄位用來輸入這件事項的到期日、是否重複,以及與此事相關的地點、聯絡人、網址等。
- 日期輸入「2010/12/25」或簡單的「12/25」,甚至「12月25日」,系統都懂得判別。
- 具有週期性的事項就在「重覆」欄位輸入「每星期日」、「每3天」、「每1個月」等。
c. 智慧清單:乍看之下看不出是做什麼用的,其實它是用來設定條件過濾既有待辦事項成為一個新的清單。 比方說,設立一個「最重要項目」清單,條件訂「priority:1」,就會把所有項目當中,優先性為1的項目都列出在這個清單內。
d. 標籤:就是我們一般所熟知的標籤功能,一個事項可以有多個標籤,不同清單裡的事項也可以共用相同的標籤,標籤可以讓我們跨清單抓出具共同點的事項。
另外,快速鍵很好用:
- t - 新增事項 (task)
- c - 完成 (complete)
- p - 延期 (pospone)
- <Del> – 刪除
- 數字 1、2、3、4 - 設定優先性
待辦事項為什麼不直接記在 Google 行事曆就好了?
因為行事曆上的行程是跟著日曆位置定位的,最細分割到小時,對於處理為數眾多的待辦事項並不方便,我使用行事曆來提醒重要的日子、會議、行程,甚至天氣(Google 行事曆可以顯示天氣),但我無法想像行事曆塞滿了大大小小任務,大從專案工作、小至購物清單...這樣的情景,何況怎能確定每一件工作(尤其是比較小的)都在特定時段裡面開始作並結束?
所以發生在特定日期/時段的事情我用行事曆來記,而以訂立截止日形式存在的待辦事項(dead line,我都直稱死日,到了那天事情還沒做完,會死;但是真的做完的話,也差不多)、或者不具時效性的待辦事項,就適合使用 RTM 的系統,因為這些事情需要作排序及時程管理,RTM 能確實管理眾多任務的優先順序及處理進度,管理功能非常靈活有彈性,所以我個人 Google 行事曆上只記綁定時間的事件,再把 RTM 外掛到 Google 行事曆的側邊欄,讓我查詢日曆的時候也能同時看到待辦事項的情形。
RTM 可以整合進 Google 行事曆
- Remember The Milk 的 Google Calendar 外掛:http://www.rememberthemilk.com/services/googlecalendar/
是讓 RTM 待辦事項在 Google 行事曆右側邊顯示,我只選用後者,誠如前面所說,我讓行事曆本身保持專門顯示時間綁定的事件。
RTM 有提供手機專用的行動版,介面更精簡,只要手機有瀏覽器並可上網,就可以隨時隨地連上 RTM,相當方便。不管在家中、辦公室、或是路上,都可以輕易地查閱接下來要做的事情、或者很快地把任何想到的事情新增上去。
- Remember The Milk 行動版:http://m.rememberthemilk.com/
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